Flex et Smart Office : les nouvelles définitions du bureau

Les notions de ‘Flex’ et ‘Smart’ Office se développent de plus en plus dans les entreprises, notamment dans le secteur tertiaire. Ces nouvelles organisations répondent à des problématiques de productivité et de collaboration entre salariés. Nous allons ici développer ces notions et définir les objectifs.

Le Flex Office

Le Flex Office c’est quoi ?

On retrouve évidemment dans le terme ‘flex’ la notion de flexibilité. Cela désigne exactement l’absence de poste, de bureau attitré à chacun des salariés d’une entreprise et aussi l’absence de bureaux fermés. De ce fait l’entreprise qui s’engage à faire du Flex Office, met à dispositions des collaborateurs des espaces de travail « nomades », ainsi ils peuvent s’installer où ils le souhaitent. On en ressort alors 2 choses importantes :

• Des frontières réduites entre supérieurs, managers et salariés avec l’absence de ‘parois’, de ‘cloisons’
• Une non-routine, car chaque jour peut être différent selon les envies et le travail

Cela part d’un constat : un bureau attribué est laissé vacant en moyenne à 40% du temps.

Les différents espaces du Flex Office

Dans les sociétés qui appliquent le Flex Office, on retrouve des espaces conçus par « ambiance », portant chacun un nom, avec des objectifs différents. En voici certains :

• Cove : petit espace regroupant des postes de travail individuels ou collectifs, pour permettre à des petits groupes d’échanger et de travailler,
• Clubhouse : lieu permettant à une équipe de travailler sur un projet précis pendant quelques heures,
• Haver : petit espace pour être seul ou en duo afin de pouvoir mieux se concentrer,
• Meeting space : des lieux/salles de rencontres, pour des réunions formelles ou informelles.

Tout cela nécessite un certain financement, notamment au niveau informatique pour :

• d’abord équiper les collaborateurs de PC portables,
• avoir un bon débit WIFI,
• mettre en place des systèmes d’informations et de communications internes.

Ceci est une bonne transition pour aborder le sujet suivant : le Smart Office

Et le Smart Office ?

Effectivement, de manière générale, si une entreprise s’engage dans une démarche Flex Office, elle doit forcément penser et mettre en place le Smart Office.

D’abord c’est quoi le Smart Office ?

C’est un espace de travail innovant et intelligent. Cet espace de travail comprend et adopte les nouveaux standards des collaborateurs connectés.  C’est la combinaison parfaite entre l’humain, les besoins humains et la technologie, afin de travailler dans des conditions optimales.

Concrètement comment mettre en place le Smart Office ?

Afin qu’un espace de travail soit « smart », il faut que les services et la technologie soient adaptés autour de l’humain et de ses besoins. Il faut donc que l’entreprise connaisse ses salariés, qu’est-ce qui les motive ?  Qu’est-ce qui peut les rendre plus performants ?

Voici les besoins généraux des salariés :

• Une bonne connexion internet (filaire et WIFI),
• Un ordinateur fixe et portable (selon les besoins de déplacement),  
• Un accès partagés aux dossiers,
• Un accès aux espaces de travail et salles de réunions,
• Un badge de pointage/d’accès (si nécessaire).

Et tout cela de manière simple et sans contrainte. C’est là tout l’enjeu du Smart Office. Par exemple, il n’y a rien de plus frustrant que d’être en chemin vers une salle de réunion avec un client et s’apercevoir qu’elle est déjà occupée. Cela peut être résolu notamment avec l’utilisation d’un agenda de réservation partagé. Et tout cela est effectivement possible grâce aux nouvelles technologies et systèmes d’informations.

Quels en sont les enjeux précis ?

Ces 2 notions permettent de cocher la case de différents objectifs, qui sont bons pour les salariés comme pour l’entreprise :

• Être plus productif,
• Être plus créatif,
• Créer de l’engagement,
• Casser la routine,
• Faire disparaitre les frontières hiérarchiques,
• Collaborer, échanger, discuter davantage,
• Proposer une expérience collaborateur moderne,
• Proposer un espace de travail flexible et optimisé.

Tout cela mène in fine au bien être des collaborateurs, la QVT (Qualité de Vie au Travail) est essentielle. Découvrez à travers notre dernier article, pourquoi prendre soin de ses salariés est important !